Funktion

Mitgliederverwaltung und Geschäftsstelle

Aufnahmeanträge, Stammdaten, Ausweise und Formulare digital an einer Stelle. Was Familien ausfüllen, kommt direkt in der Geschäftsstelle an.

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Die Ausgangslage in den meisten Vereinen

Aufnahmeanträge werden gedruckt, unterschrieben, eingescannt und verlegt.
Adressänderungen erreichen die Geschäftsstelle über drei Ecken oder gar nicht.
Formulare liegen als PDF-Sammlung auf einer Seite, die niemand findet.
Neue Familien wissen nach der Aufnahme nicht, wie es weitergeht.

So läuft es im Alltag

Eine Familie tritt ein: Der Aufnahmeantrag wird digital ausgefüllt und unterschrieben, die nötigen Einverständnisse gleich mit. Der Vorgang landet direkt in der Geschäftsstelle statt in einem Papierstapel, und der Mitgliedsausweis steht ohne Kartendruck zur Verfügung.

Anfragen aus dem Verein laufen in einem gemeinsamen Eingang zusammen, statt zwischen privaten Postfächern zu wandern. Wer zuständig ist, sieht den Vorgang, alle anderen nicht.

Dokumente und Formulare liegen an einer Stelle und lassen sich direkt ausfüllen, zurücksenden oder an Eltern weiterreichen. Der Onboarding-Pfad führt neue Familien durch die ersten Wochen, damit die Fragen gar nicht erst in der Geschäftsstelle auflaufen.

Wo die Grenzen liegen

Es gibt keine Beitragsabrechnung und keinen Lastschrifteinzug. Dafür bleibt eure bestehende Vereinssoftware zuständig, Doppelpass hält die Mitgliederdaten und die Vorgänge.

Meldungen an Verband oder Behörden erzeugt das System nicht automatisch.

Wer damit arbeitet

Geschäftsstelle

Bearbeitet Anträge und Anfragen an einer Stelle statt im Postfach.

Vorstand

Sieht den Mitgliederbestand ohne Zwischenabfrage.

Familien

Füllen Unterlagen digital aus und senden sie zurück.

Häufige Fragen

Ersetzt Doppelpass die Buchhaltung?

Nein. Doppelpass verwaltet Mitglieder und Vorgänge, führt aber keine Finanzbuchhaltung.

Sind digitale Mitgliedsausweise gültig?

Sie dienen dem Nachweis der Mitgliedschaft im Verein. Verbandsausweise bleiben davon unberührt.

Wer sieht die Mitgliederdaten?

Nur die Geschäftsstelle und ausdrücklich berechtigte Rollen. Trainer sehen ihre Mannschaft, nicht den Bestand.

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